Politique de protection des données (RGPD)

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Bilan de compétences 360 — Groupe Polygone

Politique de protection des données applicable au dispositif « Bilan de compétences 360 »

1 - Responsable de traitement

Groupe Polygone - Contact DPO : contact+dpo@bilandecompetences360.fr

Adresse générale : contact@bilandecompetences360.fr

2 - Finalités des traitements

  • Gestion des demandes d'information des inscriptions et du parcours de formation.
  • Traçabilité pédagogique/résultats (connexion, progression, attestations).
  • Délivrance des documents : attestation de réalisation, justificatifs financiers.
  • Support et gestion des réclamations.
  • Amélioration de l'offre et statistiques internes) et conformité réglementaire Qualiopi/OPCO).
  • Communication personnelle (témoignages/actualités) sur consentement.

3 - Bases légales (RGPD art. 6)

  • Exécution d'un contrat (art. 6-1-b) : Inscription, accès plateforme, attestations.
  • Obligation légale (art. 6-1-c) : pièces justificatives exigées par la loi française (ex. RNCP/FNE).
  • Intérêt légitime (art. 6-1-f) : sécurité du service, amélioration qualité, prévention d'abus/fraude.
  • Consentement (art. 6-1-a) : communications facultatives, témoignages publics.

4 - Données traitées (catégories)

Données collectées

  • • Identité/contacts : nom, prénom, email, téléphone (si souhaité)
  • • Données pédagogiques : connexions, temps, quiz/exercices, livrables
  • • Pièces administratives/financières : devis, conventions, factures, pièces en charge
  • • Échanges : support technique, réclamations
  • • Journal technique : logs (requêtes utilisateur, erreurs)
  • • Statistique "bilan de compétences" : voir §6

Données sensibles

Nous ne collectons aucune donnée sensible (origine, santé, opinions politiques, etc.) sauf si vous les mentionnez volontairement dans vos échanges ou documents.

Si cela arrive, nous les traitons de manière confidentielle et les supprimons dès que possible.

5 - Origine des données

Vous-même (formulaires/téléchargements), financeurs/OPCO (si prise en charge), tiers techniques (générées par le service).

6 - Spécificités "Bilan de compétences"

• Le document de synthèse appartient au bénéficiaire et n'est transmis à aucun tiers sans accord écrit du bénéficiaire.

• Les documents de travail internes (notes, matrices, tests bruts) sont supprimés à l'issue du bilan selon les durées ci-dessous.

• Le prestataire ne conserve pas la copie de la synthèse, si elle existe, ni les éléments de preuve (accusé signature/envoi nécessaire), et, si des fins probatoires, elle est supprimée (chiffrage) du fichier temps légal (accusé signature/envoi nécessaire).

7 - Destinataires

Personnel habilité de Groupe Polygone

Prestataires techniques (hébergeurs/API support, chargeurs (OPCO/France Travail/collectivités), quand vous autorisez l'échange légalement habilités.

8 - Transferts hors UE

Par défaut, aucun transfert via l'UE. Certains sous-traitants de Google Workspace/Apps Script/Drive/Drive) peuvent impliquer des transferts internationaux. Dans ce cas, vous appliquez les clauses contractuelles types ou la Commission européenne ou des mécanismes conformes (clause-types/décision d'adéquation).

Vous pouvez demander plus d'informations à contact+dpo@bilandecompetences360.fr

9 - Durées de conservation (référence)

Traçabilité pédagogique / visibilité (standard)

5 ans max (exigence qualité/financeur).

Traçabilité pédagogique / visibilité (PRE-Formation France RNFR)

jusqu'au 31/3/2026 (contrôles possibles 10 ans après la dernier versement (CESF)/3/2026).

Facturation / comptabilité

10 ans (obligation légale).

Réclamations / médiation

3 ans après clôture.

Documents de travail du bilan

12 mois après la fin du bilan (puis suppression).

Document de synthèse

conservé par le bénéficiaire ; non conservé sur le prestataire (sauf si preuve envoi/signature conservée 3 ans max).

Journaux techniques

6 mois.

Nous appliquons un plan d'archivage sécurisé des données programmées. Les durées ci-dessus peuvent être prolongées en cas de litige ou de contentieux réglementaire/légal.

10 - Droits des personnes

Vos droits RGPD

Accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité.

Exercez vos droits : contact+dpo@bilandecompetences360.fr (réponse sous 30 jours).

Réclamation CNIL : www.cnil.fr

Limites à l'exercice des droits

Certains droits (ex. RGPD), Registre des traitements (RGPD), exigences d'intérêt ou nécessaires pour la défense des droits légaux, la loi de l'obligation légale.

11 - Sécurité

Mesures techniques et organisationnelles proportionnées

Technique

  • • Contrôle d'accès (identifie le nombre d'utilisateurs), chiffrement en transit, journalisation, sauvegardes, cloisonnement des environnements, tests réguliers

Organisationnelle

  • • Sensibilisation du personnel, clauses de confidentialité, procédures de gestion des incidents

Conformité

  • • RGPD, Code du travail, Exigences Qualiopi, Normes sectorielles

12 - Sous-traitants & documentation

Les sous-traitants sont engagés par accords de traitement (art. 28 RGPD). Registre des traitements (RGPD), exigences d'intérêt ou nécessaires et documentations sont tenus à disposition de l'autorité de contrôle.

13 - Mise à jour de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter l'usage du, opérationnelles ou la version à jour est publiée sur le site www.bilandecompetences360.fr.

Dernière mise à jour

Cette politique de confidentialité a été mise à jour le 1er janvier 2025

Pour toute question : contact+dpo@bilandecompetences360.fr

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